¿Es importante el control de las entradas y salidas de cada empleado?
El control de entrada y salida de empleados es un aspecto clave hoy en día para la gestión íntegra de la empresa. El capital humano es un pilar que sustenta la actividad de la propia empresa, y además, como empresario tienes la obligación legal de presentar esta información a la Administración, ya que de lo contrario puedes recibir sanciones contra tu persona o tu empresa.
Una buena gestión del tiempo de trabajo de los empleados, puede significar que la empresa ahorre en costes y aumenten los empleados la productividad en tu empresa. Por ello, en este artículo, vamos a explicarte cómo solucionar los problemas más comunes en el control de entrada y salida de empleados a través de un sistema eficiente de fichaje.
Los problemas más comunes en el control de la entrada y salida de empleados
Como mínimo un problema te encuentras al día, de no ser así, déjanos decirte que entonces no tienes un negocio de verdad. Que surjan conflictos inesperados forma parte de la vida empresarial. No podemos tener el control absoluto de todo, pero claro, ahora te surje una nueva responsabilidad, ya tienes que estar muy pendiente de que todos los empleados que tienes contratados, fichen a la hora que entran y salen de su jornada, y no solo eso, contabilizar también las horas extras, registrar los descansos, los días libres y vacaciones.
Por si no hubiera más líos en la oficina, aquí otro más para que no te aburras. De verdad, con todas las novedades tecnológicas que salen constantemente, ¿no crees que puede haber una forma de solucionar tu problema de tiempo y atención del registro de la jornada laboral?
Antes de nada, repasemos esos errores más comunes que te están ocurriendo, quédate tranquilo, no eres el único que está pasando por esta situación tan revuelta y confusa. ¡Vamos a ello!
Datos e información en los registros
- Uno de los problemas más comunes en el control de entrada y salida de empleados es la falta de precisión en los registros.
- Muchas empresas aún utilizan sistemas manuales de fichaje, como el registro en papel o la firma en un libro, lo cual puede llevar a errores de cálculo y a la falta de información precisa.
- Además, estos sistemas manuales pueden ser fácilmente manipulados por los empleados, lo que puede llevar a un registro inexacto de las horas trabajadas.
Flexibilidad horaria
- Otro problema común en el control de entrada y salida de empleados es la falta de flexibilidad en los horarios.
- Muchas empresas todavía utilizan horarios fijos para todos sus empleados, lo cual puede ser problemático para aquellos que tienen responsabilidades familiares o personales que les impiden cumplir con un horario fijo.
- Esto puede llevar a la falta de motivación y a una menor productividad por parte del empleado.
¿Quieres implementar un sistema eficiente de fichaje? Te cuento cómo
Para implementar un sistema eficiente de fichaje, tienes seguir un proceso paso a paso. En primer lugar, tienes que elegir el sistema de fichaje adecuado para la empresa. Los sistemas más comunes son:
- Los sistemas de fichaje biométricos. Identifican al empleado a través de sus particulares características físicas normalmente. Por ejemplo, a través de la huella dactilar o la foto del rostro. Resulta bastante cómodo, aunque si el empleado no le hace gracia que este tipo de datos lo almacene la empresa, limita bastante su compromiso real con esta.
- Fichaje con tarjeta. Es el sistema más común y de hecho, en casi todas las multinacionales ya se empleaba antes de que entrara en vigor la ley. El problema que suele suceder con este sistema es que es muy típico que, mínimo en una ocasión, lo pierdas o se te olvide en casa la tarjeta, lo cual supone una pérdida de tiempo entre que avisas al departamento de administración y buscas una solución, y no digamos del coste extra por una nueva tarjeta.
- Fichaje a través de una aplicación móvil. Todo el mundo tiene un móvil y sabemos muy bien que en este caso no pasa como con el sistema de las tarjetas, porque vivimos prácticamente pegados al móvil. Por lo que vas ahorrarte los costes extras y que tu empleado perciba que invades su privacidad.
¿Y cómo funciona exactamente la aplicación móvil para registrar la jornada laboral? Depende de la configuración de la misma aplicación. Las opciones que existen son estas:
- Haciendo clic en un botón
- Huella dactilar
- Firma digital
- Localización
- Código QR
Spoiler: en signaCloud tienes disponibles todas estas opciones para que puedas escoger la que más se adecue al modo de trabajo de tu empresa. Pregúntanos y te asesoramos según tu caso.
Una vez escojas el sistema que más se adapte a la empresa, es la hora de que empieces a implementarlo y hacer todas las pruebas que necesites. También, te recomendamos que cuentes con un equipo técnico especializado para instalar el sistema y configurarlo adecuadamente.
Después, deberías establecer las políticas de uso del sistema y la forma en que se van a registrar las horas trabajadas, por lo que reserva una mañana para reunirte con los empleados y explícales el nuevo método de trabajo.
Si no puedes reunirte en un mismo lugar y horario con toda la plantilla, puedes grabar un vídeo, un mini curso, para que a lo largo del día lo vean cuando tengan unos minutos libres. Otra ventaja de grabar un vídeo es que lo podrán ver cuantas veces necesiten.
Una capacitación a los empleados es muy importante, si es necesario, organiza sesiones de formación y redacta políticas de uso por si algún empleado tiene problemas para registrar sus horas.
Las ventajas de un sistema más eficiente para el fichaje
Un sistema eficiente de fichaje puede aportar numerosas ventajas a una empresa. En primer lugar, permite un control más preciso de las horas trabajadas, lo que puede llevar a un ahorro de costes. También puede aumentar la productividad de los empleados, ya que se asegura de que cumplen con sus horarios y que no pierden tiempo en actividades no relacionadas con su trabajo, además de ahorrarte conflictos y malentendidos ya que podréis verificar la información a través del registro almacenado en la aplicación.
Asimismo, un sistema eficiente de fichaje puede mejorar la satisfacción de los empleados, ya que les permite tener horarios más flexibles y les asegura una remuneración justa por las horas trabajadas.
Signacloud te ayudará a llevar un control exhaustivo del tiempo que dedican tus empleados durante su jornada laboral, para cuando tengas que necesitar estos datos para el día que te llegue una inspección de trabajo. Mejor prevenir que curar.
Recuerda, tienes que almacenar toda esta información, es decir, el cómputo de
- horas trabajadas,
- horas extras,
- descansos
- y vacaciones
mínimo cuatro años. Por eso mismo, la mejor alternativa para no perder y asegurar estos datos tan importantes es almacenarlos en la nube, ya que en papel es más sencillo destruir, manipular o perder.
Por otro lado, si realizas el registro en papel, la Administración pondrá más pegas porque como te comentaba, es más sencillo de manipular o de equivocarse. Si te pasas al formato digital es más rápido, fiable y fácil de gestionar.
Para concluir…
El control de entrada y salida de empleados es muy importante para la gestión de tu empresa en el día a día. SignaCloud se trata de un aplicación eficiente de fichaje que soluciona los problemas más comunes en cuanto al control de entrada y salida de empleados.
Por otro lado, signaCloud es un software que será tu aliado en la activación productiva en la empresa, ofrece facilidades para ti y es bastante flexible, un factor fundamental para las empresas en cuanto a la motivación y estabilidad en el entorno de trabajo. Toda la estructura que engloba tu negocio tiene que estar conectada porque si los demás perciben disonancias, no creerán en tu visión.